ERP的主要作用就是對企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達(dá)都要通過數(shù)據(jù)完成。對項目實施來講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度最大。

 

  首先，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會計科目，供應(yīng)商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，這些信息在手工作業(yè)中也會用到。不可見信息如單據(jù)類型、倉庫性質(zhì)、計劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，它們會影響到系統(tǒng)計算。

 

  另外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達(dá)上百個，兩者的乘積簡直是天文數(shù)字，通常造成項目延期的原因有90％來自于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。

 

  數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如物料計劃和生產(chǎn)計劃就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫存量、BOM結(jié)構(gòu)等計算得到的，如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實際不符，計劃結(jié)果就將沒有任何指導(dǎo)意義。

 

  正是因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)具有這些特征，從而造成了收集準(zhǔn)備工作量大、難組織，一般需要多個部門協(xié)調(diào)，投入的人力和時間都比較多，見效周期長，因此阻力也是很大的。

 

  為了幫助企業(yè)更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

 

第一步：確定工作范圍

 

  首先根據(jù)ERP項目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認(rèn)識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。

 

第二步：建立必要的編碼原則

 

  ERP軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的，編碼可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識別的唯一標(biāo)識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。

 

  另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)的建立，應(yīng)該按照ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，尤其對于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個部門共同確定方案。

 

第三步：建立公用信息

 

  建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補(bǔ)的話，整體效率和進(jìn)度會大打折扣。

 

第四步：BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）

 

  如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時還會增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個人的觀點(diǎn)是盡量少的BOM階次可以使這項工作處于可控狀態(tài)。

 

第五步：收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中

 

  在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號（唯一），并在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。

 

第六步：數(shù)據(jù)檢查

 

  （1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉埰髽I(yè)中有經(jīng)驗的人員復(fù)查或計算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認(rèn)倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對企業(yè)今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。

 

  （2）正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產(chǎn)類型的，但是因為人為錯誤輸入成負(fù)債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。

 

  （3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時一個實物對應(yīng)多個編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發(fā)生多個賬務(wù)錯誤。

 

  在改正錯誤的同時，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要。曾經(jīng)有個客戶，多個部門都在同時修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分?jǐn)?shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯誤的。在錄入數(shù)據(jù)時，無論以誰的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯誤數(shù)據(jù)后進(jìn)行合并才行。由此可見，針對每類數(shù)據(jù)都應(yīng)該設(shè)置負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人員，每次修改后由負(fù)責(zé)人員將文檔的版本更新，同時舊版本數(shù)據(jù)也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。

 

第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)

 

  錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。

 

  接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復(fù)工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。這些方法各有利弊。

 

  （1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件會在錄入的同時自動查錯，大多數(shù)前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點(diǎn)是工作量大，完成時間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。

 

  （2）如果項目組中有數(shù)據(jù)庫高手，并且用人工錄入在人力和時間上都不能實現(xiàn)，可以采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的方法，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是效率高，完成時間與數(shù)據(jù)表個數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。缺點(diǎn)是隱含錯誤多，不易檢查，曾經(jīng)有個客戶在上線幾個月后發(fā)現(xiàn)有問題，反復(fù)檢查后發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)中有個字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)自動填寫默認(rèn)值的。如果采用此方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進(jìn)行。

 

  （3）另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點(diǎn)。曾經(jīng)有一個客戶開發(fā)了一個程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能），然后在ERP錄入界面中的相應(yīng)字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉(zhuǎn)下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一天24小時的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程序員，至今還只見過一個客戶成功采用過此方法。

 

第八步：系統(tǒng)檢核

 

  完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個新的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫中做一遍，通過檢查結(jié)果的正確性來驗證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。

 

  在收集和整理這兩個步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術(shù)和特長，通常會用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發(fā)現(xiàn)大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業(yè)無法承受的。

 

  ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項工作的重點(diǎn)不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。